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システム手帳

情報を整理して共有することは、社会を円滑に動かす上で必要不可欠なコミュニケーション手段であるといえます。電子メールの普及によって、情報の伝達手段はネット上に移行しつつありますが、マンツーマンの状況ではシステム手帳のほうが有効に働きます。デキる男のためのシステム手帳利用法を紹介していきます。

システム手帳の活用術!

システム手帳は20世紀前半に発明された情報ツールです。「リフィル」と呼ばれるページを交換または追加することが可能な構造になっていて、使用者に合わせて整理できる情報の種類や量を変えることが出来ます。一冊のシステム手帳をグループ内で共有することによって、多くの情報を共有することも可能なのがシステム手帳なのです。

システムの原点

システム手帳が生み出されたのは第一次世界大戦下のイギリスだったといわれています。作戦のために必要な情報を一人で整理しなければならなかった平民出身の将校が、使いやすい情報ツールを必要とした結果がシステム手帳なのです。特に、リフィルの交換や追加できる機能は仕事の引継ぎの際にも有効に働く情報共有効果を持っているため、システム手帳が広く愛用されるきっかけを生み出したといえます。

メリットとは?

システム手帳は、パソコン全盛となった現代においても活用され続けているほどに大きなメリットを持っています。例としては「機械を用いない」ということがあります。パソコンや電子手帳などは電子機器のため、荒っぽい使い方や内部の故障などによって保存しているデータが取り出せなくなることが多々あります。こういった機械特有の悩みに束縛されないことは大きなメリットといえます。他にも「場所や時間を選ばない」「いつでも情報を確認できる」などのメリットが挙げられます。

デメリットは?

一見すると、非常に重宝するツールであるように感じられるシステム手帳にもいくつかのデメリットがあります。まず一つは、「自力で内容を纏めなければならない」ということがあります。パソコンの場合、専用ソフトの助けを借りて体裁の整った情報整理をすることが出来ますが、システム手帳は情報ごとに適したリフィルを使い自分で記入しなければならないのです。また、記録媒体が紙のため「パソコンよりも水に弱い」というのもデメリットといえます。

デキる男の手帳活用術

仕事が出来る人ほど、システム手帳を活用しているものです。どのような活用法があるのかを解説していきます。

予定の記録

システム手帳のリフィルには、月単位・週単位・日単位などのカレンダーがあります。カレンダーリフィルは何時どのような予定が組まれているかを記録しておくなどの活用法があります。

会話の記録

人と話をしている時にパソコンに向き合って話の内容を記録することは失礼ですが、手帳にメモを取ることは失礼ではないものです。この一点だけで、システム手帳はパソコンなどにはない利点を持っているといえます。雑多なメモを取る場合、罫線だけが引かれたリフィルを利用するのが基本です。カレンダーに、話の要点を書き写しておくと非常に便利です。

名刺の整理

クリアファイル型リフィルは、カードやレシートなどを挟んで保存できます。ビジネスの現場で毎日やり取りされる名刺をクリアファイルに保存して、カレンダーに何時会った人かを書き込んでおけば、その人と再会した時にすぐ思い出すことが出来ますし、急に連絡が必要になった時などにも活躍します。

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